加强档案安全管理有效策略探究

云南省文山州广南县城乡居民社会养老保险局    陆 彬

摘要:档案的安全管理，一直是档案管理工作的重点。尤其是进入信息时代以来，档案电子化在带给人们便捷的同时，也为档案管理工作带来了新的机遇和挑战。本文试通过人员，制度，技术等方面来论述档案安全管理工作的重点。
关键词:档案安全管理   有效策略   探究

随着理念的发展，我们对于档案管理工作有了更加深刻的认识，在档案管理工作中，保证档案安全十分关键。根据档案馆工作实际，创新思路，不断地引入新理念，新方法是发展理念层面的要求。从档案馆实际工作开展的层面分析，大多的档案资料均有着一定的保密要求，档案丢失或者外泄往往会引发更大的问题，因此不断地加强档案馆的安全工作，是实践工作开展层面的需要。即不论是从理念发展的角度分析，还是从档案馆实际工作开展的层面思考，加强档案安全工作，积极开展措施策略，十分必要。
      当前，各单位、企业等也对档案管理工作制定了明确的规章制度，但是由于相关管理人员没有充分意识到档案管理的重要性，导致在实际管理工作中还存在诸多问题，由于相关管理 人员的责任意识薄弱，导致档案信息出现丢失、外泄二损坏等现象，严重会导致有心之人钻空子，对信息的安全造成了严重威胁。其次，部分企业或单位，对档案管理工作没有高度重视，相关管理制度尚不完善，对于电子档案的异地备份和制度没有相关规范内容，对于同企业不同公司和部门之间没有建立相关的信息联网，不能及时对档案进行利用和调取，在管理工作中具有较高的风险。下面，文章将结合实际工作，谈几点有关加强档案安全管理有效策略：
一、强化意识提升人员能力素养
    档案馆安全工作开展的首要的策略就是，强化意识提升人员素养。首先，强化意识十分关键，只有在意识的层面认识到了档案安全的重要性，才能够在工作实践的过程中予以强化。例如，档案馆应当定期开展专题讲座，提升职工的安全意识。让他们认识到档案安全管理的重要性，树立起安全责任意识，强化岗位职责意识，严格贯彻落实有关档案安全管理的法律法规、本单位的规章制度，树立防范意识。同时，在信息化背景下，档案馆职工在信息能力提升的过程中，还要加强其信息安全知识的普及，这对于职工安全意识技能的养成也有着十分积极的作用。总的来说，基于当前档案馆安全工作实际，强化职工的安全意识，不断地提升职工能力素养，是当前档案馆安全工作开展的基础，只有从在意识的层面得到了转变，才能够在实践的过程中重视安全工作开展。

二、加强档案馆的安全场所建设与硬件建设

安全管理不仅仅要依靠管理人员，更有赖于先进的安全设备，从档案馆工作实际的角度分析，加强档案馆的硬件建设，也是加强档案馆安全水平的重要的思路。首先，由于当前档案既有纸质形式又有电子形式,因此在档案管理场所的选择上要充分考虑到各种情况。首先，在地势位置上不能过高或者过低，同时还要选择温度、湿度较为适宜的地方，这样有利于保证纸质档案的安全。其次,随着档案工作发展，保证电子化档案的安全性显得十分关键。因此注重网路安全，加强档案馆档案系统的安全性建设十分关键。例如，委托专业机构定期对于档案馆系统进行检查，及时发现问题，优化系统漏洞。此外，在档案保管场所还要设立可靠的安全防盗门窗、监控等，并定期的进行检查和维护，尤其是电路检查，避免发生火灾造成档案的毁损。值得注意是，加强档案馆的安全场所建设与硬件建设，还有一个重要的方面，就是不断地结合实际，在档案馆发展建设的过程中，不断地引入新的安全理念，以及安全管理技术。
三、加强档案安全管理的制度规范化
    加强档案馆安全工作，在意识强化以及硬件建设的基础上，不断地完善制度,利用制度促进档案管理安全水平的提升。首先，档案安全管理制度是确保档案安全管理的保障，只有完善的规范化的档案安全管理制度才能确保档案安全管理的贯彻落实。在制度完善的过程中，我们要严格的依照国家有关的法律法规，制定与档案馆工作实际开展相适应的规范制度。其次，制度规范化的过程中，需要不断地细化，只有细化安全管理规范，才能够保证档案工作依规开展。例如，在电子档案管理存放的过程中，制度规范应当对于载体软件，档案大小,打开方式等要素进行的规定，这样才能够保证电子档案的安全性。总的来说，在档案管理工作开展的过程中，通过制度规范的构建，保证档案的安全性，这对于档案管理工作的规范化发展有着十分重要的意义。
四、强化应急管理，切实落实安全责任
    在档案馆工作开展的过程中，不断地强化应急管理，落实安全责任也是加强档案安全工作水平的重要思路。档案管理工作实际表明，在遇到特殊情况时，对于档案资料的安全性有着较大的威胁，因此注重应急管理，意义十分明显。首先，制定相应的应急制度，并保证各项制度跟上突发事件发展要求。例如，在制定和完善安全管理制度的基础上，还应当形成相应的应急管理制度。其次，在档案馆建设的过程中，还要加强应急硬件建设。完备的设施建设、先进的技术装备、科学的技术手段，将对处理突发事件起到事半功信的作用。例如，建立档案馆的一定会有存储库，对于特殊重要档案进行备份，然后异地管理。此外，不断地根据档案馆突发事件的出现，进行制度以及应急措施层面的优化。
     加强档案的安全管理是管理工作中至关重要的一项工作，档案工作的主要目的就是保留相应的资料与凭证，是重要的信息工作组成，从全新的角度认识档案管理工作意义突出。总的来说，档案安全管理工作要遵从以下十六字准则，即，严格管理、预防为主、防治结合、确保安全。在今后的档案安全管理工作中，我们应当不断地创新思路，不断地实践新理念，最大程度促进档案安全工作水平的提升。